Sürece karar verdikten sonra ilk adımı atmaya 2-3 ay öncesinden başlamalısınız.
Kira kontratınızı inceleyin. Sözleşme bitiş tarihinden önce ayrılmayı düşünüyorsanız cezai şarta yol açabilir. Bir de, taşınma sırasında oluşabilecek birçok hasar ya da zarar size mal edilebilir. Ofisinizdeki kıymetli eşyalar ve makinalar için taşıma sigortasına ihtiyacınız olup olmadığını kontrol edin. Beklentinizi karşılaması ve en iyi hizmeti alabilmeniz için, çeşitli şirketlerden fiyat alın. Gereksiz harcamalardan kaçınmak için bütçenizi ayarlamayı unutmayın. İşlerinizi devralabilecek ve süreçle ilgilenebilecek bir planlama ekibi oluşturun.
Taşınma tarihiniz belli olduktan sonra iç ve dış tarafların ofis değişikliğinizden haberdar olmaları önemli bir faktördür.
- Mülk sahibinize taşınacağınız konusu ile ilgili bilgi verin ve resmi yollarla yazılı bir şekilde de bilgilendirin.
- Taşınacağınız tarihi ve adresinizi çalışma dostlarınızla paylaşın.
- Çalışan ve müşteri listenizin güncelliğini kontrol edin.
- Ekip arkadaşlarına süreç ile ilgili sorumluluklarına dair bilgi verin.
- Bilgi İşlem Departmanınıza taşınacağınızın bilgisini verip, taşınma günü hakkında gerekli alt yapıların oluşturulmasını sağlayın.
- Adres değişikliğinizi bildirmeniz gereken kişilerin ve kurumların listesini hazırlayın, gerekli bilgiyi verin.
Yeni ofis adresine karar verdiğiniz firmaya başlayacağınız tarihi bilgi verin.
Adres değişikliğini kim göndermeli:
- Müşteriler ve ortaklar;
- Ait olduğunuz meslek kuruluşları;
- Kırtasiye hizmetleri;
- Bankalar ve finansal kurumlar;
- Herhangi bir yemek servisi şirketi;
- Telefon şirketi;
- Fotokopi makineleri ya da yazıcılar için servis şirketleri;
- Sigorta şirketleri;
- Herhangi bir hesap departmanı;
- İnternet servis sağlayıcınız;
- Şirketinizin kullandığı ek hizmetler.
Şimdi tüm ofisinizin ekipmanını eski ofisinizden yeni ofisinize taşıma sürecinizi değerlendirme zamanı !
- Yeni ofisiniz ayrıntılı kat planlarını isteyin.
- Çalışanlarınıza detaylı kat planlarını paylaşıp, gerek duyulursa yeni ofisinizde bir toplantı düzenleyin.
- Mevcut ofis ekipmanlarınızın listesini oluşturun.
- Güncel ofis alanınızı ölçün.
- Yeni ofisinizde işlerinizin nasıl ilerleyeceğini planlayın.
- İhtiyacınız olabilecek gerekli ekipmanlar için ilgili şirketlere danışın.
- İhtiyacınız olacak kırtasiye malzemelerinin listesini hazırlayıp, siparişini verin.
- Yeni ofisiniz için giriş kontrollerini sağlayın.
- Her çalışanınıza ayrı numara ve dahililer verin ve ekipman kurulumunu sağlayın.
- Yeni ofisinizdeki temizlik hizmetleri ile ilgili bilgi alın.
- Asansör bakımı ve bina yönetiminin ile birlikte taşınma sürecine katılacaklar için acil irtibat numarası belirleyin.
- Gerek duyulursa depolama alanlarınızı oluşturun.
Planlama ekibinin yapması gerekenler;
- Paketleme düzeni ve işlemlerini ayarlamak.
- Kendi bölümlerinin paketleme işlerini denetlemek için her ekipten bir kişiyi görevlendirmek.
- Ekipmanların kendi bölümlerine göre paketlenmesinin ve yerleştirilmesinin sağlanması.
- Masa düzeninin açıkça ifade edildiğinden emin olunması.
- Her çalışan için hazırlanan masa numarası, dahili ve yeni konum ile ilgili bilgileri paylaşmak.
- Çalışanların ofislerine şahsi eşyalarını getirmelerini sağlamak.
- Ulaşım hakkında gerekli yol tariflerini ayarlamak.
- Tüm elektronik ekipmanları isimlendirmek için yol saptamak ve tüm çalışanların bilgilendirilmesini sağlamak.
- Taşınma aşamasında yeni ofiste ve eski ofiste kimlerin bulunacağını saptamak.
- Anahtarları, giriş bilgilerinin ya da güvenlik bilgilerinin tamamının mevcut olmasından emin olun.
Taşınma günü geldiğinde iyi hazırlanmış olunmalı. Her şeyin düzenli bir şekilde gitmesini sağlamak için yapmamız gerekenler !
- Acil durum numaralar listesini çıkarın.
- Ekip çalışanları için yiyecek-içecek bütçenizi ayarlayın.
- Tüm ekipmanların yöntem donanım, bilgisayar, telefonların taşındığından emin olun.
- Telefon hatlarının ve kurulacak sistemin çalışması için bir gün belirleyin.
- Tüm eşyaların doğru yerleştirildiğinden emin olmak için ilgili birimdeki görevlendirilen çalışanların hazır olduklarını kontrol edin.
- Taşınma aşamasında klima ve camların açık olmasını sağlayın.
Büyük taşınma işlemi sona erdi ! Şimdi son işleri halletme kısmına gelindi. En kısa sürede işe başlayabilirsiniz.
- Tüm elektronik ve teknik ekipmanlarınızı ayarlayın.
- Telefon dahili ve hat kurumlarını sağlayın.
- Yeni telefon listesi oluşturup, bölümlerine göre ayarlayın.
- Personelinizin basitçe yerleşebilmesi için tüm alanların açıkça belirlendiğinden emin olun.
- Yeni ofisinizde detaylı bir kontrol yapın ve varsa hasarı bina yönetimine bildirin.
- Yeni ofis için kart ve anahtarları çalışanlarınıza dağıtın.
- Yeni ofis için tüm fatura ve ödemeleri kontrol edin.
- Sigorta şirketinizle görüşüp, sigortanızın yeni adresinize aktarma işlemi edildiğinden emin olun.
- Eski ofisinizin varsa depozitosunu aldığınızı onaylayın.
- Eski ofisinizin tüm anahtar ve giriş kartlarını toplayıp, geri yollamayı unutmayın.
- Yeni Bilgi İşlem Departman ve sistem kurulumlarını yapın.
- Ofisin ısınma işlemleri için gerekli personel ekibini ayarlayın.
- Her çalışanınız için ‘Yeni Ofise Hoş geldin!’ paketi ayarlayıp, masalarına bırakın.
- Adres değişikliğini hakkında basın bülteni hazırlayıp, yayımlayın.
- Web sitenizdeki iletişim bilgilerinizi güncelleyin.
